Actas de Constatación Notarial

Las actas notariales son instrumentos públicos cuyas finalidades principales son comprobar, por medio del notario y a solicitud de parte interesada, hechos, sucesos o situaciones que le consten u ocurran en su presencia. El acta deja por sentado lo ocurrido y sirve para darle carácter de auténtico a lo registrado. Las actas de constatación notarial suelen usarse tambien para hacer constar notificaciones, prevenciones o intimaciones procedentes según la ley.

Estas son los tipos de actas mas frecuentes:

Acta de notificación
Acta de comprobación de hechos
Acta de depósito
Acta de intimación
Acta de protocolización
Acta de presentación de testamento cerrado (extraprotocolar)
Acta de supervivencia
Acta de envío de correspondencia
Acta de presencia
Acta de sorteo
Acta de manifestación

Las actas de constatación notarial deben ser presenciadas por el escribano, que debe identificarse ante las partes y registrar el lugar, fecha y hora en que presenció los hechos. Se deben registrar también las partes intervinientes y firmantes. En caso que una parte se niegue a firmar el escribano debe dejar por escrito que una de las partes desistio a firmar, sin que esto invalide los hechos registrados.

Las actas notariales suelen estar acompañadas de documentación o fotografías que se certifican para demostrar lo sucedido y dejar una prueba que sea contundente e irrefutable de los hechos ocurridos.

Es fundamental entender que un acta de constatación notarial es una de las mejores formas de documentar algún hecho sucedido, que luego sea necesario usar como material probatorio en un pleito legal, con otra parte. Se recomienda ante una situación que pueda generar un conflicto legal llamar a un escribano y labrar un acta de constatación notarial para dejar registrado los hechos y poder utilizar esta acta como prueba en un futuro juicio.

Es común que se utilice un acta de constatación notarial para iniciar una demanda de cualquier tipo. El acta sirve para establecer por medio de una prueba los hechos que le generaron un perjuicio a la parte demandante y fundamentar la acción legal.

Un acta de notifiación notarial es un medio idóneo para notificar un proceso judicial y equipara a la céduila diligenciada por oficial de justicia.

En las empresas suele registrarse por medio de actas de constatación notarial procedimientos internos, decisiones o irregularidades ocurridas vinculadas a empleados, proveedores o clientes. Es una forma de dejar sentado algun hecho trascendente que pueda tener consecuencias legales en un futuro cercano.

Los casos más solicitado en la escribanía es constatar daños ocurridos en un vehículo en un accidente de transito, problemas o daños edilicios o en alguna propiedad de valor que puedan terminar en un juicio.

Es frecuente necesitar la intervención de un escribano para registrar por medio de un acta de constatación notarial las deliberaciones alcanzadas en una reunión de consorcio de copropietarios, en temas que generen conflicto entre los integrantes del consoricio. El acta debería dejar expresada de forma contundente la existencia de las condiciones necesarias para tomar la decisión (por ejemplo que haya quorum y la cantidad de votos necesarios según el reglamento) y documentar bien la decisión alcanzada y su validez. Esto debería evitar que se impida ejecutar lo deliberado.

Las actas de constatación notariales son un servicio muy solicitado en la escribanía. Si ud. necesita de un escribano para labrar un acta o para constatar alguna situación, la escribanía puede proporcionarle el servicio. En caso de emergencia, la escribanía tiene un servicio de guardia.

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